Ндфл удержанный в 1с 8.2 зуп. Бухучет инфо. Забыли исправить планируемую дату выплаты

Обработка «Создание документов перечисление НДФЛ»

Методология использования обработки для формирования документов «Перечисление НДФЛ в бюджет».

Начнем издалека…

В момент удержания НДФЛ, в учете регистрируется обязанность налогового агента (организации) перечислить в бюджет сумму налога, удержанную из зарплаты сотрудников. При этом, необходимость эта регистрируется в точности такой же датой, как и дата удержания налога. Суммы к перечислению (обязательства налогового агента) регистрируется в разрезе ставок налогообложения (13%, 30%, 9% и т.д.), месяцев налогового периода (т.е. месяцев, в которых зарегистрирован доход и налог) и территориальной принадлежности (ОКТМО/КПП). Факт перечисления НДФЛ также регистрируется в разрезе этих признаков, с целью обеспечения правильного формирования отчетности по НДФЛ и расчетов с бюджетом.

Для учета сумм, подлежащих к перечислению и фактически перечисленных в бюджет по каждому физическому лицу, используется регистр накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ (меню Операции - Регистр накопления - Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ).

Рассмотрим обычную ситуацию:

За период сентябрь-октябрь Акимова Евгения Игоревна работала в обособленном подразделении, затем была переведена в другое обособленное подразделение и принесла больничный лист за предыдущий период. Получится такая картина по суммам начислений и удержанного НДФЛ:

Чтобы было правильно по нашему примеру, в сентябре нужно было отразить сумму НДФЛ по разным ОКТМО/КПП, а в октябре сумму пересчитанного НДФЛ за сентябрь нужно было отразить с минусом, а за октябрь весь НДФЛ полностью. Но на практике, отражаются суммы удержанного НДФЛ без учета месяца и территориальной принадлежности, ориентируясь только на удержания. Например, так:

Заполнение документа «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ» без использования обработки, если в документе указана сумма перечисления, больше удержанной суммы налога, то она полностью будет распределена между физическими лицами, в результате будет зарегистрирован тот факт, что по каждому физическому лицу, указанному в документе, налога перечислено больше, чем удержано. В этом случае из учета не только будет полностью списана необходимость перечислить по каждому физическому лицу сумму налога, но и будет зарегистрирован излишне перечисленный налог, т.е. "необходимость со знаком минус". Такая необходимость на последующие месяцы налогового периода не переносится, т.е. не может быть зачтена при регистрации необходимости перечислить удержанный по этому физическому лицу налог за другой месяц налогового периода, по другой ставке налога, по другим кодам ОКТМО и КПП. Такой подход основывается на положениях НК РФ и подтверждается письмом ФНС от 19 октября 2011 г. № ЕД-3-3/3432@, в котором сказано:

"… ежемесячное перечисление в бюджет суммы, превышающей сумму фактически удержанного из доходов физических лиц налога на доходы физических лиц, не является налогом. В таком случае налоговому агенту следует обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате на расчетный счет организации суммы, не являющейся налогом на доходы физических лиц и ошибочно перечисленной в бюджетную систему Российской Федерации".

Поэтому следует с осторожностью перечислять суммы НДФЛ в бюджет и соответственно отражать этот факт в программе. Если все-таки была перечислена сумма большая, чем полагается, то в программе этот факт регистрировать не следует, т.е. в качестве общей суммы следует указать сумму равную удержанной, а сумму, не являющуюся налогом, вернуть из ИФНС.

Как видно из отчета, в учете образовались отрицательные суммы налога, необходимые к перечислению. Такие суммы на дальнейшее ведение учета (по другим месяцам налогового периода, другим ставкам, другим кодам ОКТМО/КПП) никакого влияния оказывать не будут, т.к. "не являются налогом". При правильном отражении всех операций в программе такие суммы говорят о некорректности ведения взаиморасчетов с ИФНС и согласно письму ИФНС от 19 октября 2011 г. N ЕД-3-3/3432@, не являются налогом, т.к. были лишь перечислены, а начислены и удержаны не были.

В результате, при формировании 2-НДФЛ получится переплата и/или недоплата по разным ОКТМО/КПП и периодам.

Нарушение по периодам получения дохода не слишком принципиально, если они произошли в одном налоговом периоде (году), но если это произошло между годами, то будут ошибки при формировании отчетности по НДФЛ.

Такая ситуация может возникнуть из-за:

Некорректного отражения в программе платежных поручений документами Перечисление НДФЛ в бюджет РФ, когда одним документом отражается перечисление налога за несколько различных месяцев налогового периода.
Некорректного отражения в программе платежных поручений документами Перечисление НДФЛ в бюджет РФ, когда одним документом отражается перечисление налога без учета территориальной принадлежности.
Пересчета прошлых месяцев - например, ввод больничного, вместо отпуска. Пересчет зарплаты и т.д.

Правильное оформление документов перечисления весьма трудоемко (именно поэтому возникает «пересортица»).

Обработка по перечислению НДФЛ в бюджет позволяет проанализировать остатки и сформировать суммы к перечислению автоматически, с учетом излишне уплаченных сумм НДФЛ - т.е. автоматически заполнить документы с минусами, и провести эти же суммы в другие периоды (на других сотрудников, и т.д.).

В связи с этим, целесообразно сначала заводить документ «Перечисление НДФЛ в бюджет», и лишь потом, на основании суммы из этого документа, оплачивать НДФЛ. При создании документов, в качестве номера платежного поручения устанавливается формальное значение, после получения данных о фактических номерах и датах платежных поручений формальные номера нужно изменить. Программа позволяет регистрировать один номер и дату платежного поручения в нескольких документах.

Порядок использования обработки

Открываем обработку. Открыть её можно через «Файл» - «Открыть», или сохранить в программе во внешних отчетах и обработках.

1. Выбираем организацию. Если организация не выбрана, то будут проанализированы остатки по всем (это может быть долго).

2. Проставляем дату документа.

В созданных документах эта дата будет стоять как дата документа, дата платежа, дата платежного поручения, и еще на эту дату будут проанализированы остатки. Для примера:

3. Установленная галочка «Только положительные суммы» говорит о том, что в список остатков будут выведены данные только о положительных остатках в регистре «Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ».

4. Нажимаем на кнопку «Заполнить остатками».

После этого действия обработка анализирует остатки по регистру накопления «Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ» и создает строку в табличной части на каждую совокупность {Месяц налогового периода + ОКАТО/КПП (или ОКТМО/КПП) + ставка НДФЛ.}

Для того, чтобы лучше понимать, о чем я говорю, посмотрим универсальный отчет по данному регистру с группировками по месяцу, ОКАТО, ставке НДФЛ:

Как видим, за январь 2010 будет создан 1 документ, за февраль 2010 - тоже один, за март 2010 - уже два, т.к. в этом месяце происходила смена ОКАТО/КПП (или были начисления НДФЛ на разные ОКАТО/КПП), и в апреле 2010 - создастся уже 4 документа перечисления.

4) Перед тем, как нажать на кнопку «Создать документы» мы можем удалить лишние строки из таблицы (кнопка Del/Delete на клавиатуре). Нажимаем на «Создать документы»

Для того, чтобы открыть созданные документы выбираем в табличной части нужный документ и нажимаем на кнопку «Открыть документ» (он пока пустой):

5) Для того, чтобы заполнить созданные документы, мы можем воспользоваться кнопкой «Заполнить и провести документы», находящейся в форме обработки, если хотим сделать это автоматически, или можем заходить в созданный документ и заполнять его стандартным путем (кнопка «Заполнить» - «Физ.лицами, получавшими доходы»).

После заполнения документа обязательно проверяем номер платежного поручения (он был присвоен программой автоматически, поэтому лучше его изменить), дату платежа, дату платежного поручения.

6) Если в обработке установить флажок «Перезаполнение», то все документы, которые уже были созданы, будут отменены и сформируются новые документы. Обработка ищет существующие документы на перечисление по соответствию даты документа, месяца налогового периода, ОКАТО/КПП, ставке НДФЛ. У найденных документов перезаполняются реквизиты шапки, очищается табличная часть. При этом ранее введенные сведения не сохраняются! Если документов введено несколько, то она изменит первый найденный.

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате и сразу перечислить ее в бюджет.

Учет перечисленного в бюджет НДФЛ в разрезе физических лиц в программе необходимо вести с целью автоматического формирования отчета «Регистр налогового учета по НДФЛ» и заполнения документов «Справка 2-НДФЛ» (как для сотрудника, так и для передачи в ИФНС), так как этого требует законодательство.

То, какими документами и в какой момент (какой датой) будет зарегистрирован в программе удержанный НДФЛ, зависит от настройки параметров учета (см. Рис. 1).

Если здесь флаг снят, то удержанный налог регистрируется в учете документами, отражающими факт выплаты сотруднику денежных средств («Зарплата к выплате организаций» при упрощенном учете взаиморасчетов или «Расходный кассовый ордер», «Выписка банка на перечисление зарплаты», «Депонирование организаций» при обычном учете взаиморасчетов).

Если флаг установлен, то удержанный налог регистрируется одновременно с исчисленным одним и тем же документом.

Суммы перечисления НДФЛ регистрируются в программе отдельным документом «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ» (меню «Расчет зарплаты по организациям» - «Налоги и взносы» - «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ»).

В документе вручную указывается общая сумма перечисленного налога, дата его перечисления, месяц налогового периода, ставка налогообложения, коды ОКАТО/КПП, а также реквизиты платежного документа.

Рассмотрим учет НДФЛ в разрезе физических лиц на примере. Для этого начислим зарплату документом «Начисление зарплаты сотрудникам организаций».

При проведении данного документа в системе будет зарегистрирован НДФЛ как начисленный и удержанный (при использовании настройки «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог как удержанный»), а также зарегистрирована необходимость перечисления удержанного НДФЛ в бюджет. Это можно увидеть в отчете «Анализ начисленных налогов и взносов» на вкладке НДФЛ (см. Рис. 2).

Далее следует ввести документы на выплату зарплаты: «Зарплата к выплате организаций» при включенном упрощенном учете взаиморасчетов. Если упрощенный учет взаиморасчетов не включен, то потребуется ввести еще и документы «Расходный кассовый ордер» при выплате через кассу и/или документы «Платежное поручение исходящее» и «Выписка из банка на перечисление зарплаты» при перечислении через банк.

Информацию о перечислении НДФЛ следует отразить документом «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ». Общая сумма перечисленного налога, вручную указанная в документе, автоматически распределяется по физическим лицам пропорционально суммам, которые ранее были зарегистрированы в качестве необходимых к перечислению (см. Рис. 3).

В типовой конфигурации принято следующее правило: дата платежа должна быть строго больше даты, которой зарегистрирована необходимость перечисления налога в бюджет. То есть принято допущение, что налог в бюджет перечисляется не ранее, чем на следующий день после дня, считаемого выплатой дохода. В нашем примере удержанный налог регистрируется документом «Начисление зарплаты сотрудникам организаций», то есть 31.01.12. Значит, дату платежа в документе «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ» можем указать 01.02.12. Если же упрощенный учет НДФЛ не включен, то дату платежа следует указывать следующую после регистрации выплаты дохода физическому лицу. Если дата выбрана неверно, то автоматического распределения не произойдет и программа укажет ошибку: «Не обнаружены данные для записи в документ».

Хотелось бы обратить внимание, что в документе «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ» дата платежа больше даты регистрации удержанного налога только с целью автоматического заполнения документа. После выполнения распределения перед проведением целесообразно в качестве даты платежа указать реальную дату платежа для последующего правильного ее отражения в «Регистре налогового учета по НДФЛ».

Если перечисленная сумма меньше или больше удержанной, то программа распределит ее между физическими лицами таким образом, что в результате будет зарегистрирован тот факт, что по каждому физическому лицу перечислено налога меньше (больше), чем удержано.

При перечислении суммы НДФЛ меньше, чем удержано после проведения документа «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ», в учете останется зарегистрированной необходимость перечислить по каждому лицу разницу между образовавшимися суммами.

При вводе следующего документа сумма в нем будет распределена пропорционально оставшимся необходимым к перечислению суммам.

При перечислении суммы НДФЛ больше, чем удержано, в учете будет зарегистрирован излишне перечисленный налог, то есть необходимость со знаком «минус».

Такая необходимость на следующий месяц не переносится и не будет зачтена при вводе следующего документа «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ». Такой подход основывается на положениях НК РФ и подтверждается письмом ФНС от 19.10.2011 №ЕД-3-3/3432, в котором сказано, что перечисленные в бюджет суммы, превышающие сумму фактически удержанного НДФЛ, не являются налогом и в таком случае налоговому агенту следует обратиться в ИФНС с заявлением о возврате этих сумм на расчетный счет.

Таким образом, следует с осторожностью перечислять суммы НДФЛ в бюджет и внимательно отражать этот факт в программе. Если же все-таки была перечислена сумма большая, чем нужно, то в программе этот факт регистрировать не следует, то есть в качестве перечисленной следует указать сумму, равную удержанной, а сумму, не являющуюся налогом, вернуть из ИФНС. Автоматических средств контроля такой переплаты типовая конфигурация не содержит.

Распределение сумм НДФЛ в документе «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ» между сотрудниками можно заполнять вручную, исходя из собственных соображений.

Отражение перечисления НДФЛ с «межрасчетных» выплат

Для повышения точности отражения в регистре налогового учета дат выплаты «межрасчетных» доходов, дат исчисления и удержания с них налога, начиная с релиза 2.5.57 в программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом» реализован новый подход, призванный заменить ранее используемый.

Теперь дата выплаты дохода фиксируется непосредственно документами, которыми эти доходы начисляются:

Начисление отпуска сотрудникам организаций;

Начисление по больничному листу;

Регистрация разовых начислений сотрудникам организаций;

Начисление дивидендов организаций.

Для отпускных дата выплаты дохода заполняется датой, на 3 дня меньшей даты начала отпуска.

Для заполнения даты выплаты остальных «межрасчетных» доходов» (кроме дивидендов) программа обращается к настройкам параметров учета на закладку «Выплата зарплаты».

Дата выплаты заполняется при создании нового документа по следующим правилам:

1) если хотя бы одна из дат в параметрах учета не заполнена, то подставляется текущая (рабочая) дата;

2) если обе даты заполнены, то из этих дат выбирается ближайшая очередная дата к текущей (рабочей), т.е. либо дата выплаты аванса, либо дата выплаты зарплаты в этом или следующем месяце;

3) если текущая (рабочая) дата совпадает с одной из дат выплаты, то подставляется ближайшая очередная дата выплаты.

Для дивидендов дата выплаты дохода по умолчанию заполняется при создании нового документа «Начисление дивидендов организации» его датой (т.е. фактически рабочей датой).

Хотелось бы обратить внимание, что для уже имеющихся до обновления на релиз 2.5.57 в базе документов дата выплаты при обновлении будет заполнена автоматически в соответствии с теми данными, которые зарегистрированы в учете. Для отображения этих дат в регистре налогового учета документы необходимо перепровести, при необходимости исправив даты на реальные даты выплаты дохода.

Ошибки заполнения заполнении 6-НДФЛ в 1С ЗУП 8.2 (2.5)

Открываем Универсальный отчет с условным оформлением:

Выбираем поиск ошибок раздел 2 формы 6 – НДФЛ:

После установки соответствующих настроек, Универсальный отчет покажет ошибки, где дата получения дохода, не совпадает с датой удержания налога, по незарплатным доходам.Для зарплатных доходов проверяет дату получения дохода, относится она к концу месяца или нет. Также выделит отрицательный удержанный НДФЛ.

Исправление ошибок при заполнении 6-НДФЛ в 1С 8.2 ЗУП 2.5

Вы уже попробовали заполнить форму 6-НДФЛ в своей базе 1С ЗУП 2.5? Достаточно один раз допустить ошибку, как учет НДФЛ буквально «рушится», и заметить это можно, только сформировав 6-НДФЛ.

Забыли исправить планируемую дату выплаты

Из Универсального отчета получена ошибка -удержан налог раньше, чем был получен доход, это тот случай, когда забыли исправить планируемую дату выплаты:

Как исправить данную ошибку? Открыв форму, можно увидеть, что в нашем примере, это (Ромашкиной):

Проведем документ, вернемся в ошибки. Ошибка не исправилась, дата получения дохода стоит 28.01.2016 г.:

Заходим в закладку оплаты и поправляем дату получения дохода на 27.01.2016 затем заново проводим:

Однако ошибка не уходит, что также видно в форме 6-НДФЛ:

Следует помнить, что 2 раздел формы 6-НДФЛ строится по удержанному налогу, а удержанный налог регистрируется в документе выплаты. Для полного исправления ошибки необходимо перепровести выплату:

После проведенных действий ошибка исправилась полностью. В отчете 6 – НДФЛ исправилась дата на 27.01.2016 и доход «схлопнулся» по дате получения из регистра учета дохода с регистром учета налога:

Исправили планируемую дату выплаты дохода, но забыли исправить дату НДФЛ

Рассмотрим на примере документа . Начислено пособие по больничному листу за январь 2016 года с датой выплаты 05.02.2016. Фактически выплачено пособие вместе с зарплатой 04.02.2016. При выплате зарплаты в начислении по больничному листу поправили дату выплаты дохода на 04.02.2016, а на закладке НДФЛ не поправили:

Почему так получилось? Потому что доход отразился датой 04.02.2016, так как мы поправили в документе на главной форме «Больничный лист», а сумма налога на вкладке «НДФЛ» отразилась датой 05.02.2016. Программа 1С выпрямляет эту «кривизну».

После проведения документа выплаты отразится запись в регистре удержанного налога «НДФЛ Расчеты с бюджетом»:

Из регистра удержанного налога, данные автоматически попадают в форму 6 – НДФЛ:

Для исправления ошибки необходимо в документе «больничный лист», на закладке НДФЛ, исправить дату на правильную 04.02.2016 и провести документ:

После того, как исправили ошибки, в форме 6 – НДФЛ также все заполнилось правильно:

Чтобы не пришлось заниматься поиском и исправления ошибок, применяйте правильный подход при ведении учета НДФЛ. А именно:

Перед выплатой дохода проверять и при необходимости редактировать планируемые даты выплат в документах начисления (не забывать про закладку НДФЛ).
Контролировать суммы удержанного НДФЛ после проведения каждой выплаты.
Перед закрытием месяца проводить проверку соответствия планируемых дат выплаты и фактических

Нарушили последовательность проведения документов

И последнее, по поводу путаницы с датами . У 99% пользователей 1С ЗУП 2.5 «не идет» удержанный НДФЛ и даты в Разделе 2 формы 6-НДФЛ. Связано это с тем, что учет удержанного НДФЛ в 1С ЗУП 2.5 (в отличие от новой редакции ЗУП 3.0) «скрыт» от глаз пользователя, расчет производится автоматически при проведении документов, поэтому результат зависит, в том числе, и от последовательности проведения.

Например, сотруднику начислено , фактически пособие выплачено 04.02.2016. При этом дату документа оставили ту, в какой день вводили: